Los usuarios de los Centros de Información y la nueva era de la gestión del conocimiento

La información es vital para una adecuada gestión de la reducción del riesgo, y en respuesta a las necesidades manifestadas por los gobiernos e instituciones civiles de América Latina y el Caribe, seis organizaciones decidieron patrocinar en 1997 el establecimiento del Centro Regional de Información sobre Desastres (CRID), con el fin de promover el desarrollo de una cultura de prevención en los países de América Latina y el Caribe, a través de la difusión de información sobre desastres y la promoción de esfuerzos cooperativos para mejorar la gestión del riesgo en la región.

Dentro de toda esta gestión, el uso de nuevas tecnologías ha facilitado la transferencia de información y servicios de comunicación,
permitién dole al CRID diversificar sus productos y servicios, y expandiendo su área de acción.

Actualmente, los servicios y productos ofrecidos por el CRID van desde la disponibilidad de más de 16.000 registros bibliográficos y material audiovisual relacionados con la temática de desastres; asistencia a una gran variedad de usuarios en la búsqueda y localización de información sobre desastres, a través de medios físicos y electrónicos; publicación y distribución de bibliografías especializadas; asesoría técnica y capacitación en gestión de información para centros de información; hasta el acceso electrónico a una colección de más de 10.000 documentos en texto completo así como material fotográfico.

El CRID ha sistematizado esta experiencia en un manual básico que proporciona en detalle la metodología desarrollada por su equipo de trabajo, manual que forma parte del II Módulo de Capacitación: Gestión de Información sobre Desastres: Modelo y Herramientas de Trabajo, que está disponible en el sitio web del CRID (www.crid.or.cr).

Digitalización de documentos

Surgimiento
A inicios del 2002, con el financiamiento de la Biblioteca Nacional de Medicina de los Estados Unidos (NLM, por sus siglas en inglés), la Organización Panamericana de la Salud (OPS/OMS) y la Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres de las Naciones Unidas (EIRD/ONU), el CRID lanzó un proyecto dirigido a mejorar el acceso a la información sobre salud y desastres en Centroamérica. Como resultado de esta iniciativa, se implementó el proceso de digitalización de documentos a texto completo y también se creó la Red Centroamericana de Información sobre Salud y Desastres (CANDHI, por sus siglas en inglés).

Consolidación
En el año 2005, el Departamento de Asistencia Humanitaria de la Unión Europea (ECHO, por sus siglas en inglés) decidió apoyar económicamente este proyecto con el objetivo de fortalecer y mejorar las capacidades en el manejo de información sobre desastres en la región centroamericana, a través de la red CANDHI.

La estrategia consistió principalmente en proveer a estos centros el conocimiento, la capacitación y los recursos tecnológicos necesarios para llevar a cabo actividades que facilitaran la distribución e intercambio de información técnica en la región centroamericana, entre éstas el proceso de digitalización de documentos.

Proceso de digitalización
Este proceso inicia con la selección del material a digitalizar y luego se prepara para un proceso de escaneo (el material se elige según el criterio de los especialistas en gestión de información). Para ello son evaluadas las características físicas del documento, respetando la estructura definida (capítulo, secciones, partes). En algunos casos donde se considera necesario, el documento se fotocopia para agilizar el escaneo en aquellos casos en los que el documento, por su tipo de empastado, dificulta su manipulación.

Una vez preparado el material se escanea, capturando la imagen electrónica en dos diferentes formatos: TIF (Tagged Image File Format), que permite guardar la información en formato estándar con buena calidad y hace factible su conversión a otros formatos más comúnmente utilizados en el intercambio de información electrónica; y en formato PDF (Portable Document Format), con el propósito de utilizarlo en medios electrónicos como Internet.

Cada página del documento es editada mediante distintas técnicas que permiten mejorar la imagen y eliminar todo aquello que sea ajeno al contenido y que reste calidad al documento, como sombras, puntos, manchas, bordes oscuros, etc.

Con el objetivo de facilitar el acceso al documento electrónico, se elabora una página en formato HTM (Hypertext Markup Language) que permite, mediante el uso de hipertexto, relacionar varias secciones del documento con el contenido específico.

Finalmente, el documento se somete a una inspección integral para garantizar su conformidad a las especificaciones de calidad en cuanto a accesibilidad, presentación y fidelidad al documento original.

Los documentos digitalizados son publicados en el sitio web (www.crid.or.cr/digitalizacion), listos para que nuestros usuarios puedan acceder.

Más 10.000 documentos (poco más de medio millón de páginas) se han sometido a esta metodología sencilla y práctica con excelentes resultados. Alrededor de 200 nuevos documentos en texto completo son publicados mensualmente en nuestro sitio web.

Logros y beneficios obtenido

• Distribuir información a una mayor cantidad de usuarios de forma ordenada y lista para su uso.
• Ofrecer un servicio descentralizado, ya que la información llega al usuario de manera ágil mediante Internet y otros medios electrónicos.
• Reducir considerablemente el tiempo de respuesta y el costo de envío de material al disminuir el fotocopiado de documentos y su posterior envío por correo postal.
• Garantizar la durabilidad y permanencia de los documentos a través del tiempo.
• Elaborar productos de información con valor agregado.
• Transferir los conocimientos y prácticas de digitalización no sólo a los centros participantes de la red CANDHI, sino a otras instituciones interesadas en esta iniciativa en el ámbito regional.
• Otros servicios y productos basados en la digitalización de documentos.
• CD temáticos: a partir de este proceso el CRID elabora una serie de CD temáticos interactivos que permiten expandir sus servicios utilizando otro medio electrónico distinto a Internet. Esta serie de CD contiene un promedio de 100 documentos en texto completo sobre temas como alerta temprana en perspectiva, asentamientos humanos, gripe aviar, salud y huracanes, mitos y realidades de los desastres de origen natural, entre muchos otros. Cada CD permite recuperar información por subtemas o bien mediante el uso de su buscador interno, que es de fácil manejo. Asimismo, en cada uno de estos CD el usuarioTendrá la oportunidad de consultar la sección de sitios web y una lista de contactos personales e institucionales deespecialistas en el tema tratado.
• Material fotográfico: basado en la metodología utilizada en el procesamiento de documentos, se ha desarrollado recientemente el servicio de digitalización de material fotográfico con el objetivo de poner a disposición de los usuarios más material de calidad relacionado con el tema de salud y desastres.
• Material audiovisual: en forma adicional se estará implementando próximamente la digitalización del acervo de material audiovisual de formatos analógicos, como el VHS, a formatos de DVD.

Transferencia de conocimiento
La experiencia adquirida ha permitido que otros organismos e instituciones interesados en el mejoramiento de sus servicios de información hayan optado por buscar nuestra asesoría a través de capacitaciones en el tema; tal es el caso de:

• CLAMED (Centro Latinoamericano de Medicina de Desastres) en la ciudad de La Habana, en julio del año 2006.
• INDECI-MINSA (Instituto Nacional de Defensa Civil de Perú-Ministerio de Salud de Perú) en la ciudad de Lima, durante el mes de diciembre del 2005.
• CNE (Comisión Nacional de Emergencias de Costa Rica), en la ciudad de San José, en noviembre del 2005.
• Red CANDHI (Red Centroamericana de Información sobre Salud y Desastres), en la ciudad de El Salvador, en noviembre del 2005.
• CEPRODE (Centro de Protección de Desastres), en la ciudad de San José, en octubre del 2005.
• CEDO-CNE (Centro de Documentación de la Comisión Nacional de Emergencias de Costa Rica), en la ciudad de San José, en octubre del 2005.
• CENDIRR (Centro Nacional de Documentación e Información para la Reducción del Riesgo, de Panamá), en la ciudad de San José, en octubre del 2005.
• FICR (Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja), en la ciudad de Panamá en setiembre del 2005.
• Red CANDHI (Red Centroamericana de Información sobre Salud y Desastres), en la ciudad de Panamá, en mayo del 2005.
• OPS (Región Andina, Cuba, Costa Rica y Chile), en la ciudad de Lima, en noviembre del 2004.
• INDECI (Instituto Nacional de Defensa Civil de Perú), en la ciudad de Lima, en noviembre del 2004.
• Red CANDHI (Red Centroamericana de Información sobre Salud y Desastres), en la ciudad de Guatemala, en febrero del 2004.

El CRID ha brindado un apoyo constante a cada uno de los centros de documentación que conforman la red CANDHI, no solamente compartiendo en estas capacitaciones la metodología desarrollada por su equipo técnico, sino también brindando soporte en la implementación de sus procesos de digitalización, a través del correo electrónico, llamadas telefónicas y la consulta en línea de un manual que recopila toda esta experiencia. Además, el CRID envía mensualmente a los centros de la red alrededor de 250 documentos convertidos a formato digital con el objetivo de fortalecer el acceso de información sobre desastres en cada uno de los países representados.

Digitalización en la gestión de proyectos

La digitalización de documentos ha tenido una importante participación en la gestión de proyectos de organismos e instituciones a todo nivel, especialmente aquellos que trabajan sobre la temática de reducción de riesgos. Entre la conversión digital de dichos documentos se encuentran:

• CD: “Disaster Risk Reduction 1994-2004”. Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres (EIRD/ONU).
• CD: información sobre gestión de riesgo en Costa Rica. Comisión Nacional de Emergencias de Costa Rica (CNE).
• CD: “La alerta temprana en perspectiva: recopilación de casos, experiencias y lecciones aprendidas”. Agencia de Cooperación Técnica Alemana (GTZ, por sus siglas en alemán).
• CD con fuentes de información sobre temas relacionados: capacitación para el fortalecimiento de las capacidades locales en gestión de riesgo a desastres. Agencia de Cooperación Internacional de Japón (JICA, por sus siglas en inglés).
• CD: análisis de vulnerabilidades y capacidades en proyectos de educación comunitaria. CRREC (Centro Regional de Referencia en Educación Comunitaria para la Prevención de Desastres).
• CD con fuentes de información sobre sismología, educación y temas afines, elaborado para el VIII Congreso Venezolano de Sismología e Ingeniería Sísmica “La Educación, Elemento Fundamental en la Prevención de Desastres Naturales”, realizado en Valencia, Venezuela, del 17 al 19 de mayo del 2006, en la Escuela de Ingeniería Civil, Facultad de Ingeniería de la Universidad de Carabobo.

También han sido desarrollados por el CRID servicios adicionales de adaptación de material didáctico a entornos virtuales, como parte de su estrategia de crecimiento y posicionamiento en el mercado internacional, tal es el caso del material interactivo de la serie de módulos: “...es mejor prevenir”, producido recientemente por el Centro Regional de Referencia en Educación Comunitaria para la Reducción de Riesgos (CRREC) de la FICR (Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja).

Le instamos a contribuir con el fortalecimiento de la base de datos del CRID, enviando sus documentos electrónicos a la siguiente dirección: crid@crid.or.cr

Para mayor información contactar a:
Centro Regional de Información sobre Desastres (CRID)
Apdo. 3745-1000 San José, Costa Rica
digitalizacion@crid.or.cr
www.crid.or.cr